Duurzame toegankelijkheid: liever met ZGW-API’s dan met zaak- en documentservices

De blijvende vraag naar zaak- en documentservices

In de vorige blog van Johannes Battjes, Product Manager Koppelingen Visma Roxit, heeft hij toegelicht waarom Visma Roxit met ZGW-API’s is gestart. Maar we krijgen ook nog steeds veel verzoeken om zaak- en documentservices (ZSDMS) te ondersteunen. De verwachtingen over het werken met ZSDMS zijn blijkbaar hoog gespannen. ZSDMS moet het voor verschillende afdelingen mogelijk maken om in verschillende applicaties te werken en toch dezelfde informatie te hebben. Zoals bijvoorbeeld een Zaaksysteem/DMS waar afdeling DIV mee werkt en een VTH-applicatie voor de VTH-afdeling. Door een ZSDMS-koppeling zouden documenten en zaken tussen beide systemen eenvoudig uitgewisseld moeten kunnen worden. In de praktijk zien we dat de gecombineerde werking vaak weinig toevoegt of zelfs afbreuk doet aan de werking van afzonderlijke applicaties. Waarom doen we dan toch al die moeite voor ZSDMS? Waarom voldoet deze standaard niet? En welk alternatief biedt ZGW? 

Johannes Battjes, Product Manager Koppelingen Visma Roxit.

​​​​​​​

Zaak- en documentservices en duurzame toegankelijkheid

De ZSDMS-koppeling ondersteunt verschillende functies gedurende de looptijd van de zaak, van het initiëren middels een webformulier tot aan het vernietigen. We hebben bij Roxit acht van zulke functies van ZSDMS benoemd. Géén daarvan wordt volledig waargemaakt in de praktijk. In deze blog bespreken we drie van deze functies die met duurzame toegankelijkheid te maken hebben. Duurzame toegankelijkheid is als term de opvolger van record management en archiveren en vernietigen. Duurzame toegankelijkheid wil zeggen: informatie is vanaf het moment van ontstaan beschikbaar en bruikbaar voor iedereen die daar recht op heeft en voor zolang noodzakelijk is (NORA). De drie duurzame toegankelijkheidsfuncties waar we in deze blog naar kijken zijn: bewaartermijn bepalen, beschikbaar stellen en vernietigen. 

Bewaartermijn bepalen 

Bij het afhandelen van de zaak moet je een bewaartermijn instellen. Alle documenten bij de zaak zijn dan al middels de ZSDMS-koppeling vanuit de VTH-applicatie overgezet naar het DMS. De verwachting is vaak dat het bepalen van de bewaartermijn op basis van de uitgewisselde zaakinformatie, al dan niet automatisch, gebeurt. Bij VTH-zaken is dat helaas niet mogelijk. De bewaartermijn is namelijk afhankelijk van het OLO-onderdeel waar de zaak betrekking op heeft en verschilt dus per zaak. Onderdelen zijn bijvoorbeeld bouw, kap of milieu en de bewaartermijn verschilt tussen deze onderdelen. In ZSDMS bestaat geen veld voor onderdelen, waardoor het DMS niet ‘weet’ welke bewaartermijn van toepassing is. Resultaat is dat je deze informatie toch weer handmatig moet opzoeken en invoeren in het DMS. ZSDMS helpt dus niet bij het bepalen van de bewaartermijn.

Beschikbaar stellen

De raadpleegfunctie zelf is in het DMS per definitie incompleet voor het VTH-vakgebied. Als je iets wilt weten over bijvoorbeeld een bouwdossier, dan zul je in de VTH-applicatie volledigere informatie vinden dan in het DMS. Te denken valt aan een detail van het proces, zoals een welstandstoets of een objectregistratie waarin de bouwkosten te vinden zijn. ZSDMS heeft voor dit soort vakspecifieke informatie geen uitwisselingsmogelijkheden. Een andere reden om in de VTH-applicatie te zoeken, zijn de navigatiemogelijkheden. Deze zijn in de VTH-applicatie toegespitst op het vinden van VTH-informatie en in het DMS niet. Zaak-en documentservices ondersteunen ‘beschikbaar stellen’ dus op zijn best suboptimaal. 

​​​​​​​​​​​​​​

Vernietigen

Het vernietigen van VTH-informatie in het DMS lijkt soms vrij zinloos; eerst wordt informatie naar het zaaksysteem/DMS gekopieerd en daarna weer vernietigd. Maar veel van deze informatie blijft gewoon in het VTH-systeem beschikbaar. Denk aan zaakinformatie, informatie over aanvragen en objectinformatie. ZSDMS heeft daarnaast ook geen berichten voor vernietigen, waardoor het VTH-systeem zou kunnen weten dat de informatie vernietigd moet worden. Terwijl de ene afdeling in uw organisatie een groen vinkje krijgt van de archiefinspectie omdat de vernietiging geslaagd is, blijft veel van de ‘vernietigde’ informatie in de VTH-applicatie dus gewoon beschikbaar. ZSDMS faciliteert vernietigen dus niet.

Het alternatief: ZGW-API’s

Voor geen van de drie besproken functies biedt ZSDMS  dus een goede oplossing. In principe is duurzame toegankelijkheid van het VTH-domein op basis van ZGW-API’s beter te realiseren. In principe – want de praktijk moet dit nog bewijzen.  Een belangrijke reden waarom ZGW-API’s beter voldoen, is dat alle gegevens maar één keer zijn opgeslagen. Beschikbaar stellen van de volledige informatie is daarmee, net als vernietiging, eenvoudiger. Duurzame toegankelijkheid is ook met API-methodes, business rules en velden goed verankerd in de ZGW-API’s in tegenstelling tot ZSDMS. Daarnaast kennen ZGW-api’s notificaties waarmee het mogelijk is een signaal voor vernietiging naar andere applicaties te zenden, die vervolgens gerelateerde informatie zouden kunnen vernietigen. Hierdoor is het instellen van de bewaartermijn, het beschikbaar stellen en het vernietigen beter te realiseren op basis van ZGW-API’s dan op basis van ZSDMS.

De voordelen van een domeinarchief

De vraag is dan nog wélke op ZGW-API’s gebaseerde module voor duurzame toegankelijkheid van VTH-gegevens je gebruikt: die van de VTH-applicatie zelf, soms domeinarchief genoemd, of die van uw DMS. Het plaatsen van duurzame toegankelijkheidsfuncties in de VTH-applicatie heeft een aantal voordelen. Met name het beschikbaar stellen van gegevens is in de VTH-applicatie optimaal, omdat niet alleen de ZGW-gegevens getoond worden, maar ook informatie over bijvoorbeeld VTH-objecten. Het nationaal archief zegt niet voor niets: Het gebruik van een speciale archiefvoorziening is niet noodzakelijk. Vooral bij digitale informatie kan het soms eenvoudiger en zelfs beter zijn om de informatie te archiveren in het informatiesysteem waar het ontvangen of gemaakt is. We zien dan ook sinds enkele jaren steeds meer organisaties kiezen voor een domeinarchief. Daarmee vervalt de noodzaak voor een koppeling met het zaaksysteem/DMS, althans waar het duurzame toegankelijkheid betreft. 

Denk mee!

Visma Roxit ondersteunt u hier graag bij door duurzame toegankelijkheid volledig te ondersteunen met Rx Mission. Heeft u zelf nog aandachtspunten of opvallende zaken die relevant zijn voor de ontwikkeling van Rx.Mission? Mail mij! Ik ben te bereiken op het mailadres: johannes.battjes@roxit.nl.